Como aumentar a produtividade do backoffice?

O que é backoffice?

O conceito de backoffice se refere aos setores internos de uma instituição, não ligados diretamente ao atendimento ao público e ao relacionamento com outras instituições (business to business).

Ao contrário, backoffice envolve os procedimentos administrativos que viabilizam o funcionamento geral da instituição. Em um banco, por exemplo, são as pessoas e os processos que realizam operações, avaliações de risco, autorizações de crédito e outras funcionalidades que não estão diretamente relacionadas com o dia a dia na linha de frente de uma agência.

Por que aumentar a produtividade desse setor?

De acordo com a Pesquisa FEBRABAN de Tecnologia Bancária,  o rápido movimento na indústria tecnológica abre precedente para a entrada de novos competidores digitais no ambiente bancário, com ofertas diferenciadas e níveis de exigência regulatória diferenciados. Somado a isso, surgem as tecnologias que permitem aos bancos oferecer soluções inovadoras, tanto em termos de conveniência e nível de serviço para clientes quanto de simplificação e otimização de processos que melhoram a eficiência das estruturas operacionais (ex.: e-signature, data analytics, mobile banking).

O aumento de produtividade do backoffice contribui positivamente para diversos aspectos institucionais de uma organização. Primeiramente, isso se reflete na linha de frente do atendimento a clientes e a colaboradores que terão a prestação de serviços e a oferta de produtos mais eficientes.

Além disso, há redução de custos e do tempo de prestação, melhoria na qualidade (experiência do consumidor) e maior transparência de gastos organizacionais. Outra consequência importante é a melhoria da satisfação de seus funcionários, já que a agilidade dos processos administrativos internos contribui para um ambiente de trabalho mais profissional e eficiente.

Como aumentar a produtividade do seu backoffice?

Existem vários passos que podem te ajudar a aumentar a produtividade do backoffice de uma instituição. Veja nossas sugestões:

Faça um mapeamento minucioso de processos

Isso é uma forma de identificar demandas, fluxos de informação interrompidos, ou com problemas, e funcionários ociosos. Confira aqui mais motivos pelos quais a automação de processos é o melhor caminho para a produtividade de uma instituição.

Melhore a comunicação entre departamentos

Não é porque o backoffice lida com aspectos procedimentais do negócio, que ele não deve se integrar a outros setores da instituição. Invista em processos eficientes de comunicação e na interface de sistemas operacionais.

Incentive a produtividade de seus funcionários

Seja por meio da implementação de planos de carreira, seja por meio de feedbacks construtivos sobre a qualidade e velocidade de seu trabalho, o importante é garantir que haja objetivos, metas e expectativas claras de produtividade no ambiente de trabalho.

Invista em tecnologia

Sim, a tecnologia tem um papel imprescindível no aumento da produtividade de seu backoffice! Sistemas eficientes de gestão de processos, operações e informações são a principal ferramenta desses funcionários. Se uma instituição investe em bons mecanismos tecnológicos, há maiores chances de a produtividade geral aumentar. O Atomics, tecnologia da Simply, é capaz de aumentar a produtividade do Back office dos bancos através de uma análise qualitativa ( filtro ) das propostas, reconhecendo e validando automaticamente os documentos, como por exemplo:  comprovantes de residência, contratos e documentos de identificação ( RG, CPF, CNH ). A tecnologia permite que a equipe realize as suas análises e validações de forma eficiente.

Como se pode perceber, há muito o que fazer para aumentar a produtividade do back office de uma instituição. Quais são as medidas tomadas por sua empresa nesse sentido? Você tem sugestões para acrescentar em nossa lista? Deixe aqui nos comentários e participe!