Gestão de Processos: importância e implementação

No mercado atual, adotar boas práticas de gestão de processos é imprescindível para uma empresa se manter competitiva. Isso porque todo o funcionamento da empresa é baseado em processos. 

Acompanhe neste artigo o conceito e importância dessa gestão para as organizações.

Afinal, o que é a gestão de processos?

A gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.

Sua função é equilibrar e promover o alto desempenho de todos os processos de uma organização e a interação entre eles, com o propósito de atingir com sucesso os objetivos organizacionais.

Nessa gestão, cada processo é gerenciado de uma forma específica, desde o momento em que ele recebe uma entrada (input), também chamada de insumo, até o momento em que ele gera um resultado ou saída (output).

Para isso, os gestores devem se propor a identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da companhia. Assim, o gestor terá os recursos necessários para garantir que a prestação de serviços realizada pela organização, seja qual for o seu ramo de atuação, seja sempre ágil, eficaz e ao gosto do cliente.

As principais características

1. Modelação: garanta que sua organização tem a abertura necessária para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos.
2. Documentação: todos os processos devem ser bem documentados para que todos os colaboradores tenham acesso à um “passo a passo” de como fazer um conjunto de atividades.
3. Valor: defina claramente o tipo de valor que o processo deve entregar à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado.
4. Monitoramento: números são essenciais para avaliar o desempenho dos processos.
5. Sistematização: a gestão de processos deve ser implementada segundo algum critério, aproveitando oportunidades de melhoria e antecipando problemas.

BPM x Gestão de Processos

BPM é a sigla para Business Process Management, que é basicamente o termo equivalente à gestão de processos em inglês. Quanto ao significado, não há diferença, mas podemos dizer que o BPM é utilizado em um contexto um pouco mais específico, referindo-se a um sistema BPM.

Segundo o Gatner Group, “O BPM torna possível e gerencia a troca de informações nas organizações através da visão semântica de um processo de negócio, envolvendo empregados, clientes, parceiros, aplicações e bancos de dados.”

Também chamado de BPMS (Business Process Management System), é um software que busca automatizar a gestão de processos. Ou seja, uma solução tecnológica cujo objetivo é sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização.

A automatização com BPMS é útil porque deixa os processos mais ágeis, elimina erros e a necessidade de retrabalhos e ainda gera dados importantes para o gestor.

Por que é importante?

Além de estabelecer processos claros, bem definidos e controlá-los, fazendo com que as empresas se enquadrem nas novas realidades impostas pelo mercado que está em constante transformação, essa gestão de processos é importante para aumentar a competitividade do negócio. Isso porque permite:

• Aproveitar melhor os recursos disponíveis;
• Mensurar os resultados;
• Conferir rapidez no processo de tomada de decisão;
• Reduzir custos;
• Otimizar o tempo;
• Aumentar a satisfação de clientes;
• Padronizar os processos;
• Consolidar as funções e responsabilidades;
• Distribuir melhor os recursos;
• Automatizar os processos.

Como implementar uma gestão de processos eficiente

A implementação de uma gestão de processos deve ser feita em etapas e com a colaboração de todos os gestores e equipes envolvidas. Confira abaixo as fases:

Fase 1: Planejamento

Antes de começar compreenda em detalhes sobre a empresa e como as coisas são feitas. Então, faça o desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como será a prática do processo que está sendo desenvolvido e seu objetivo. LEMBRE-SE: os objetivos devem estar alinhados à cultura e visão estratégica da empresa!

Defina também métricas e indicadores para serem monitorados na próxima fase.

Fase 2: Teste

O objetivo nessa fase é fazer uma simulação para checar como vai funcionar na prática as atividades definidas no seu desenho dos fluxos de trabalho e ver como os colaboradores respondem. Neste momento, tente envolver pessoas-chave que vivenciam os processos diariamente e têm conhecimento a respeito deles na prática.

Aproveite também para colher insights de melhorias no processo proposto!

Fase 3: Execução

Após os testes, aplique as melhorias identificadas e coloque em prática. Uma dica: adote um sistema de gestão automatizado que permita colher, armazenar e analisar dados referentes à organização.

Fase 4: Monitoramento

Avalie seu processo de acordo com as métricas e indicadores definidos na fase de planejamento. Acompanhe e implante melhorias sempre que necessário.

Gestão de processos e a transformação digital

O mundo dos negócios está cada vez mais aderindo à tecnologia como ferramenta principal e passa a transformar a maneira como realiza suas tarefas e serviços. Na gestão de processos não é diferente!

Para manter sua empresa relevante no mercado e para os consumidores é essencial automatizar os processos utilizando ferramentas de gestão que facilitam o acompanhamento das etapas e a obtenção de dados para a tomada de decisão. 

Ter processos organizacionais bem definidos, documentados e otimizados é importante e pode fazer toda a diferença para a empresa se destacar no mercado. A gestão de processos funciona para garantir tudo isso além de permitir aperfeiçoar os processos existentes ou substituí-los por práticas mais adequadas sempre que for necessário.

Para auxiliar neste processo é importante contar com um parceiro que tenha expertise na automação de processos com as tecnologias mais avançadas do mercado. A Simply é uma empresa de tecnologia e inovação com mais de 13 anos de mercado que tem como objetivo promover a transformação digital possibilitando às empresas a capacidade para ter uma operação totalmente digital, desde o onboarding até os processos internos operacionais, reduzindo as atividades manuais e aumentando a produtividade.

Sua empresa possui uma gestão de processos eficiente? Conta pra gente aqui nos comentários. E, se você gostou deste artigo, assine nossa newsletter e receba semanalmente em seu e-mail novidades da era da Transformação Digital!