Com um mercado cada vez mais competitivo, empresas precisam atuar de maneira estrat\u00e9gica para que todos os seus profissionais possam solucionar problemas, evitar quedas de performance e atender a demandas com o m\u00e1ximo de agilidade poss\u00edvel. Nesse sentido, a quantidade de op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis para os gestores \u00e9 grande.<\/p>\n
O uso de indicadores, por exemplo, amplia a vis\u00e3o sobre cada processo estrat\u00e9gico. J\u00e1 ferramentas de TI para distribui\u00e7\u00e3o de tarefas otimizam o acompanhamento sobre a evolu\u00e7\u00e3o de cada procedimento. Ao mesmo tempo, o uso de uma boa metodologia de trabalho evita problemas de performance e coloca todos para atuar de acordo com a necessidade que cada situa\u00e7\u00e3o apresenta.<\/p>\n
Dentro dessa perspectiva, uma op\u00e7\u00e3o que tem ganhado for\u00e7a \u00e9 o uso do workflow. Por garantir agilidade e efici\u00eancia nos processos da empresa, essa pode ser a\u00a0solu\u00e7\u00e3o\u00a0ideal para a sua. Mas, voc\u00ea sabe o que \u00e9 workflow?<\/p>\n
Pensando em ajud\u00e1-lo a entender melhor tudo isso, no post de hoje, apresentamos informa\u00e7\u00f5es essenciais sobre o conceito de workflow, como ele funciona, qual sua import\u00e2ncia para o empreendimento e os tipos existentes. Vamos come\u00e7ar?<\/p>\n
Workflow, traduzido do ingl\u00eas para o portugu\u00eas, significa \u201cfluxo de trabalho\u201d. Em termos gerais, ele \u00e9 a aplica\u00e7\u00e3o de ferramentas e de m\u00e9todos para a automa\u00e7\u00e3o dos processos de uma empresa.<\/p>\n
Essa t\u00e9cnica serve para solucionar problemas na coordena\u00e7\u00e3o de processos, na falta de clareza referente \u00e0 defini\u00e7\u00e3o de atividades e os respons\u00e1veis por elas, entre outros obst\u00e1culos. Ou seja, nessa automa\u00e7\u00e3o, as tarefas do trabalho e as condi\u00e7\u00f5es ideais para elas serem efetuadas s\u00e3o organizadas e coordenadas.<\/p>\n
No setor de Compras, por exemplo, o workflow pode relacionar automaticamente quais s\u00e3o as atividades necess\u00e1rias para adquirir um determinado material e que requisitos s\u00e3o exigidos para executar esse processo, visando\u00a0encantar seus clientes<\/u><\/a>. Dessa forma, a companhia reduz o tempo de execu\u00e7\u00e3o de processos estrat\u00e9gicos e maximiza a sua capacidade de realizar novas vendas.<\/p>\n Em geral, a\u00a0automa\u00e7\u00e3o dos processos\u00a0de trabalho \u00e9 feita pelos respons\u00e1veis pela gest\u00e3o empresarial do neg\u00f3cio e pelo departamento de TI (Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o). Todas as atividades s\u00e3o organizadas em um fluxo moderno e integrado. O controle \u00e9 feito internamente e os processos passam a ser executados instantaneamente com o aux\u00edlio de um software conhecido como Workflow Management System (WMS) \u2014 ou, em portugu\u00eas, Sistema de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho.<\/p>\n Nesse cen\u00e1rio, a uni\u00e3o da \u00e1rea de neg\u00f3cios e de TI \u00e9 extremamente importante para o sucesso dessa automa\u00e7\u00e3o. Este \u00faltimo ser\u00e1 o setor respons\u00e1vel por coordenar o investimento em solu\u00e7\u00f5es de TI, definir as estrat\u00e9gias de configura\u00e7\u00e3o e de instala\u00e7\u00e3o das novas solu\u00e7\u00f5es e executar a manuten\u00e7\u00e3o di\u00e1ria de todos os sistemas utilizados para automatizar rotinas internas. Portanto, o alinhamento estrat\u00e9gico entre as \u00e1reas precisa ser visto como uma forma de eliminar riscos e maximizar lucros.<\/p>\n Tenha em mente que tecnologias que utilizam o workflow precisam ter a vis\u00e3o de neg\u00f3cio da empresa para alcan\u00e7ar melhores resultados. Logo, com times de TI atuando em parceria com outras \u00e1reas do neg\u00f3cio, a empresa evita preju\u00edzos e melhora o impacto da sua estrat\u00e9gia. Al\u00e9m disso, por meio de constantes avalia\u00e7\u00e3o e otimiza\u00e7\u00e3o dessas rotinas, a utiliza\u00e7\u00e3o de m\u00e9todos como o\u00a0PDCA\u00a0tamb\u00e9m contribui para a\u00a0gest\u00e3o de processos<\/u><\/a>.<\/p>\n Uma vez que o workflow organiza e executa os processos de trabalho de forma parcial ou total, o uso desse recurso garante os benef\u00edcios que podem ser conferidos a seguir.<\/p>\n Uma empresa com um fluxo de trabalho \u00e1gil deve ter, antes de tudo, uma rotina eficaz e clara. Ap\u00f3s investir no workflow, a\u00a0institui\u00e7\u00e3o\u00a0garante que os seus processos sejam executados da melhor forma poss\u00edvel: todos conhecer\u00e3o o seu papel e como as suas atividades impactam em cada etapa das rotinas internas.<\/p>\n Uma vez que a companhia tenha uma cadeia operacional bem organizada, ela poder\u00e1 investir em novas estrat\u00e9gias de mercado. Nessa perspectiva, o gestor poder\u00e1 fechar parcerias comerciais com a certeza de que os seus times poder\u00e3o lidar com a demanda de trabalho sem cometer erros ou atrasos.<\/p>\n Para responder rapidamente \u00e0s exig\u00eancias do mercado, o gestor precisa atuar com flexibilidade. E gra\u00e7as ao workflow, o profissional respons\u00e1vel por cada \u00e1rea pode gerenciar times com rapidez, distribuindo tarefas em prazos pequenos e de forma eficiente. Assim, atrasos tornam-se menos frequentes e o rendimento \u00e9 aumentado.<\/p>\n O uso do workflow no ambiente corporativo cria um cen\u00e1rio em que todos conseguir\u00e3o melhorar a sua rotina de trabalho. Equipes ter\u00e3o mais espa\u00e7o para solucionar problemas de forma criativa e, ao mesmo tempo, a produtividade ser\u00e1 potencializada, sem que erros impactem na qualidade dos processos internos.<\/p>\n O workflow otimiza a maneira como todos os processos internos est\u00e3o estruturados. Assim sendo, a companhia tem rotinas mais simples e r\u00e1pidas, na medida em que as etapas s\u00e3o \u201cenxugadas\u201d. Isso garante mais qualidade na presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, j\u00e1 que todos os trabalhadores estar\u00e3o sempre focados no atendimento \u00e0s necessidades dos\u00a0clientes.<\/p>\n Para maximizar o retorno sobre o seu investimento no workflow, a companhia deve conhecer os tipos existentes. Assim, o neg\u00f3cio escolher\u00e1 uma op\u00e7\u00e3o alinhada com as suas necessidades.<\/p>\n O workflow ad hoc \u00e9 muito utilizado por empresas que lidam com documenta\u00e7\u00e3o ou venda de produtos ou servi\u00e7os. Nesse tipo de fluxo de trabalho, n\u00e3o h\u00e1 um m\u00e9todo predefinido sobre como a informa\u00e7\u00e3o \u00e9 movimentada, pois ela envolve a coordena\u00e7\u00e3o humana.<\/p>\n Como consequ\u00eancia, n\u00e3o h\u00e1 como automatizar a ordena\u00e7\u00e3o e a coordena\u00e7\u00e3o de atividades. Por\u00e9m, elas podem ser gerenciadas pelas pessoas com a inten\u00e7\u00e3o de apoiar pequenas tarefas que demandam solu\u00e7\u00f5es r\u00e1pidas. Assim, a companhia melhora a sua performance sem comprometer a qualidade do servi\u00e7o de nenhum time.<\/p>\n Esse fluxo de trabalho envolve a automa\u00e7\u00e3o de tarefas repetitivas com regras de coordena\u00e7\u00e3o simples. Uma dessas atividades \u00e9 o roteamento de um documento de controle de\u00a0despesas, o qual \u00e9 controlado por um processo de autoriza\u00e7\u00e3o, por exemplo. Isso evita erros ao mesmo tempo em que otimiza a performance de cada equipe, em consequ\u00eancia do retrabalho ser menos frequente.<\/p>\n A automa\u00e7\u00e3o desse fluxo de trabalho envolve tarefas repetitivas e previs\u00edveis. No entanto, esse tipo de workflow tamb\u00e9m atua com rotinas que lidam com informa\u00e7\u00f5es complexas, como os v\u00e1rios sistemas utilizados para a execu\u00e7\u00e3o de processos e de recupera\u00e7\u00e3o de dados e os que auxiliam as rotinas de tomadas de decis\u00e3o.<\/p>\n O workflow de produ\u00e7\u00e3o \u00e9 muito utilizado por bancos<\/strong><\/a>, empresas de empr\u00e9stimos e seguros, uma vez que esses tipos de companhias compartilham um perfil que lida com dados complexos e trabalha com muitos fornecedores. Logo, essas organiza\u00e7\u00f5es precisam automatizar as tarefas mais complicadas para evitar erros e, claro, refa\u00e7\u00e3o de tarefas. Bem adotado, esse \u00e9 um tipo de workflow que torna a estrutura de dados internos mais \u00edntegra e confi\u00e1vel.<\/p>\n A formaliza\u00e7\u00e3o de contratos pode ser realizada pelos bancos ou empresas terceirizadas de\u00a0BPO. Tecnologias que utilizam workflow e BPM s\u00e3o excelentes para automatizar o fluxo operacional da \u00e1rea de formaliza\u00e7\u00e3o de contratos, mapeando, executando e monitorando os processos.<\/p>\n Um \u00f3timo exemplo disso \u00e9 o\u00a0S-Works<\/u><\/a><\/strong>, uma plataforma da Simply<\/span><\/a> para formaliza\u00e7\u00e3o eletr\u00f4nica. A solu\u00e7\u00e3o realiza o desenho das atividades e etapas envolvidas no processo, bem como suas depend\u00eancias e regras (BPM). A partir disso, essas atividades s\u00e3o orquestradas pela plataforma \u2014 que cuidar\u00e1 de direcionar as tarefas manuais aos respons\u00e1veis e tamb\u00e9m de executar as eletr\u00f4nicas. O diferencial da plataforma \u00e9 o seu foco na transforma\u00e7\u00e3o digital da entrada de dados e documentos na opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Tamb\u00e9m exibe, em tempo real, os indicadores estat\u00edsticos e de performance, permitindo uma melhoria cont\u00ednua de seu processo e uma vis\u00e3o real de seus gargalos. Uma vez que o gestor pode prontamente acompanhar o funcionamento do neg\u00f3cio, fica mais f\u00e1cil avaliar formas para otimizar rotinas internas.<\/p>\n Ele permite ainda a execu\u00e7\u00e3o eletr\u00f4nica das atividades de uma esteira de an\u00e1lise de cr\u00e9dito e de formaliza\u00e7\u00e3o. Isso possibilita maior autonomia a cada time para a cria\u00e7\u00e3o e a evolu\u00e7\u00e3o do fluxo conforme as regras do roteiro operacional, melhorando a performance da empresa como um todo.<\/p>\n Embora o workflow e o BPM garantam sucesso para a sua empresa, ambos t\u00eam as suas diferen\u00e7as. Enquanto o BPM realiza o gerenciamento de processos de neg\u00f3cio e \u00e9 respons\u00e1vel por otimizar os processos e\u00a0mensurar os resultados da empresa, analisando o que pode ser melhorado dentro dos procedimentos da organiza\u00e7\u00e3o; o workflow ordena e coordena o fluxo de trabalho da companhia.<\/p>\n Portanto, a solu\u00e7\u00e3o ideal para voc\u00ea garantir melhoria cont\u00ednua na ordena\u00e7\u00e3o e coordena\u00e7\u00e3o dos fluxos de trabalho da sua empresa pode ser contar com o workflow. Com esse recurso, voc\u00ea ganha agilidade, qualidade e tempo para focar em estrat\u00e9gias a fim de fazer o seu empreendimento crescer ainda mais.<\/p>\nComo funciona?<\/h2>\n
Qual a import\u00e2ncia do workflow para a sua empresa?<\/h2>\n
Esclarece quais s\u00e3o as etapas de trabalho<\/h3>\n
Gerencia suas tarefas com maior agilidade<\/h3>\n
Oferece qualidade na presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os<\/h3>\n
Melhora o desempenho da equipe<\/h3>\n
Que tipos de workflow existem?<\/h2>\n
Workflow ad hoc<\/h3>\n
Workflow administrativo<\/h3>\n
Workflow de produ\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Qual a sua aplica\u00e7\u00e3o para formaliza\u00e7\u00e3o de contratos?<\/h2>\n
Cuidado: workflow n\u00e3o \u00e9 BPM!<\/h3>\n